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Ripensare la vacanza in famiglia: ULRICHSHOF e i vantaggi degli strumenti alberghieri moderni

ULRICHSHOF Nature • Family • Design, uno dei principali hotel per famiglie in Germania, si pone l’obiettivo di offrire agli ospiti un’esperienza di servizio moderna e digitale, ottimizzando allo stesso tempo la collaborazione interna del team. Grazie alle soluzioni di Guestnet e hotelkit, l’hotel è riuscito a strutturare i propri processi interni, migliorare la comunicazione e portare il servizio clienti a un livello superiore.

In questa intervista, Nikolaus dell’ULRICHSHOF racconta i vantaggi offerti da questi sistemi, il loro utilizzo nella quotidianità e le lezioni che altri hotel possono trarne.

L’interfaccia in numeri

Circa 60 messaggi vengono inoltrati da Guestnet a hotelkit ogni 24 ore

Negli ultimi sei mesi, sono stati creati 4.526 passaggi di consegne in hotelkit

Sono state gestite 2.180 riparazioni e 2.560 richieste degli ospiti in sei mesi

17.108 iscrizioni al programma settimanale tramite Guestnet

21.801 persone sono state registrate per un’attività

In media, 1,27 persone per ogni iscrizione

Quali sono stati i principali motivi della vostra decisione di implementare Guestnet e hotelkit?

Il nostro obiettivo era ottimizzare la comunicazione interna e, allo stesso tempo, offrire ai nostri ospiti un’esperienza di servizio moderna e digitale. Guestnet e hotelkit offrivano esattamente gli strumenti necessari per collegare perfettamente questi due ambiti.

 

I nostri principali obiettivi erano aumentare l’efficienza del team, migliorare la trasparenza nella comunicazione interna e offrire ai nostri ospiti un servizio ancora più personalizzato e rapido grazie a soluzioni digitali.

Quali funzioni specifiche di Guestnet e hotelkit utilizzate maggiormente?

Le funzioni che utilizziamo di più nell'app Guestnet sono quelle relative alle animazioni e alle iscrizioni al programma settimanale. Essendo un hotel per famiglie con molte offerte aggiuntive, è fondamentale che quest'area funzioni senza errori e con il minimo sforzo. In hotelkit, utilizziamo principalmente gli strumenti di gestione delle attività (riparazioni, richieste degli ospiti) e gli strumenti di comunicazione (passaggi di consegne, manuale).

Come utilizzate l'interfaccia tra Guestnet e hotelkit nel lavoro quotidiano?

L'interfaccia ci consente di trasferire le iscrizioni al programma settimanale direttamente da Guestnet a hotelkit, garantendo che vengano inviate immediatamente ai reparti competenti senza ritardi. Questo garantisce un'implementazione e una documentazione senza intoppi. Inoltre, vengono utilizzati anche gli strumenti di upselling per la prenotazione di trattamenti benessere e servizio bevande.

Quali reparti traggono maggiore beneficio dall'integrazione e in che modo?

  • Reception: Informazioni rapide e strutturate sugli incassi aggiuntivi.

     

  • SPA: Comunicazione efficiente delle disponibilità spontanee tramite ticker e notifiche push.

     

  • Servizio: Servizio personalizzato di bevande al tavolo, con conseguente incremento delle vendite aggiuntive.

In che modo le piattaforme hanno migliorato la comunicazione e la collaborazione all'interno del team?

Le piattaforme hanno creato un punto di contatto digitale centrale, il che ha praticamente eliminato malintesi e perdita di informazioni. Inoltre, la collaborazione interdipartimentale è stata rafforzata poiché tutti i membri del team possono accedere alle stesse informazioni.

Ci sono stati miglioramenti nei tempi di risposta alle richieste e alle domande degli ospiti?

Sicuramente. Grazie al trasferimento diretto e all'assegnazione delle attività, siamo riusciti a ridurre significativamente i tempi di risposta, aumentando così la soddisfazione dei nostri ospiti.

Gli strumenti ci permettono di ridurre l’uso della carta e i processi manuali. Allo stesso tempo, la comunicazione ottimizzata ci fa risparmiare tempo che possiamo dedicare direttamente ai nostri ospiti.
Nikolaus Brandl
Proprietario
In che modo la soluzione supporta i vostri collaboratori nelle attività quotidiane?

I collaboratori vengono alleggeriti grazie a processi chiari e a una distribuzione trasparente dei compiti. Allo stesso tempo, lo strumento offre una migliore panoramica delle attività prioritarie.

Ci sono stati miglioramenti misurabili nelle recensioni degli ospiti o nella soddisfazione dei clienti dopo l’implementazione?

Sì, abbiamo notato che i nostri ospiti lodano più spesso la rapidità e l’affidabilità del nostro servizio. Questo si riflette in punteggi di soddisfazione più alti e commenti positivi nelle recensioni. Inoltre, la velocità di risposta ai feedback negativi è notevolmente migliorata e, in alcuni casi, è stato proprio grazie a questi strumenti che certi problemi sono stati individuati.

Avete in programma di ampliare ulteriormente l’utilizzo delle piattaforme in futuro?

Attualmente, a causa della crescente domanda, stiamo valutando l’invio digitale quotidiano del programma settimanale. A tal fine, stiamo considerando di aggiungere il servizio della newsletter mattutina di Guestnet.

Ci sono indicatori concreti che dimostrano che l’integrazione ha portato a un aumento del fatturato?

Grazie a una gestione più efficiente dei servizi aggiuntivi—come le prenotazioni last-minute per trattamenti benessere o pacchetti supplementari—siamo riusciti a ridurre i tempi morti nel reparto Spa praticamente a zero durante l’alta stagione. Non ci sono più momenti di inattività.

La collaborazione non ci ha solo aiutato a lavorare in modo più efficiente, ma ci ha anche permesso di offrire alle famiglie dei nostri ospiti una vacanza ancora più da sogno.
Nikolaus Brandl
Proprietario
Quale consiglio dareste ad altri albergatori che stanno valutando una soluzione simile?

Il successo dipende da quanto bene la piattaforma viene integrata nelle operazioni quotidiane. Una formazione approfondita del personale e un chiaro vantaggio per tutte le parti coinvolte sono fondamentali.

Avete acquisito delle best practice o consigli dalla collaborazione con Guestnet e hotelkit?

Una cultura del feedback aperta, sia all’interno del team che con i fornitori, è essenziale per adattare continuamente gli strumenti alle esigenze operative. Aggiornamenti regolari e il coinvolgimento attivo dei collaboratori garantiscono un alto livello di accettazione.