Guestnet

Von der Planung bis zur Buchung: Ein Fallbeispiel in den Quellenhof Luxury Resort --

Die Quellenhof Luxury Resorts setzten auf Guestnet, um die Kommunikation mit Gästen zu optimieren und das Erlebnis vor Ort zu verbessern. Die Plattform ermöglicht eine nahtlose Interaktion – von der Buchung von Aktivitäten bis hin zur Bereitstellung relevanter Informationen. Gäste können selbstständig Verfügbarkeiten prüfen, sich für Services anmelden und bleiben stets auf dem Laufenden. Dadurch werden manuelle Prozesse reduziert und die Effizienz an der Rezeption gesteigert. 

Wir haben Dagmar Gruber, Marketing in den Quellenhof Luxury Resorts, ein paar Fragen zur Anwendung der Wochenprogrammfunktion gestellt – eine Funktion, die im Jahr 2024 11.068 Aktivitätsanmeldungen mit insgesamt 13.577 teilnehmenden Gästen verzeichnete.
 

Multichannel: Gäste über mehrere Touchpoints jederzeit über Aktivitäten informieren

GÄSTE-APP

Alle Aktivitäten und Highlights auf einen Blick: In der Gäste-App finden Besucher das aktuelle Wochenprogramm, können sich direkt anmelden und Verfügbarkeiten prüfen. So ist die individuelle Planung jederzeit und überall möglich.

PRINT

Für alle, die das Programm gerne klassisch in der Hand halten: Unsere Print-Module bieten eine übersichtliche Darstellung der Wochenhighlights und helfen Gästen, sich schnell zu orientieren.

TV

Das Wochenprogramm auf einen Blick: Über die Bildschirme im Resort werden Gäste stets über aktuelle Angebote, Events und Aktivitäten informiert – ideal für eine spontane Planung vor Ort.

Wie haben die Quellenhof Luxury Resorts das Wochenprogramm für Gäste früher organisiert und kommuniziert?

Die Quellenhof Luxury Resorts haben alle Programme – Wochenprogramm, Sauna-, Fitness-, Kinder-, Teenager-, Yoga- & Kinoprogramm – die wöchentlich für Gäste zur Verfügung stehen, klassisch in einem Word-Dokument verfasst und anschließend als PDF über Guestnet bereitgestellt. Vor der Corona-Pandemie wurde das Programm sogar noch ausgedruckt und den Gästen beim Check-in mitgegeben. Während der Pandemie hat sich die Digitalisierung als Vorteil erwiesen, da gedruckte Materialien nicht mehr ausgelegt werden durften. Dies erleichterte die Umstellung auf ein digitales System in den Köpfen der Gäste erheblich. Zudem spielte der Umweltgedanke eine wichtige Rolle, da so der Papierverbrauch deutlich reduziert werden konnte.

Welche Herausforderungen gab es bei der Planung und Umsetzung von Aktivitäten?

Da die Quellenhof Luxury Resorts eine Vielzahl unterschiedlicher Programme und Themenbereiche anbieten, bestand die größte Herausforderung darin, die Inhalte im Guestnet so übersichtlich wie möglich darzustellen. Daher war es essenziell, Filtermöglichkeiten anzubieten, sodass Gäste nicht das gesamte Tagesangebot durchsuchen müssen, sondern nur jene Leistungen sehen, die sie aktuell interessieren. Mittlerweile funktioniert die gesamte Abwicklung mittels Online-Anmeldung sehr gut. Ein besonders wichtiger Aspekt war die Entlastung des Rezeptionsteams, da nun weniger manuelle Anmeldungen notwendig sind und das Team mehr Zeit für den persönlichen Gästekontakt hat.

Das digitale Wochenprogramm in den Quellenhof Luxury Resorts funktioniert bereits äußerst erfolgreich und hat sowohl die internen Prozesse als auch die Auslastung der angebotenen Aktivitäten positiv beeinflusst. Durch die digitale Darstellung und einfache Buchungsmöglichkeiten können Gäste ihre Zeit im Quellenhof noch besser planen. 
Dagmar Gruber
Marketing – Quellenhof Luxury Resorts
Wie hat sich die Organisation des Wochenprogramms seit der Einführung von Guestnet verändert?

Die Handhabung der Anmeldungen ist deutlich zeiteffizienter geworden, und die Fehlerquote wurde durch digitale An- und Abmeldungen minimiert. Das Programm wird grafisch ansprechend und übersichtlich dargestellt. Gäste können sich bequem von überall anmelden, ohne extra zur Rezeption gehen zu müssen. Zudem verschwinden abgelaufene Events automatisch aus der Übersicht, sodass das Wochenprogramm stets aktuell bleibt.

Wie behalten die Quellenhof Luxury Resorts den Überblick über Teilnehmerzahlen und Buchungen? Haben sich bestimmte Abläufe dadurch verbessert?

Alle Programmpunkte sind mit Mindest- oder Maximalteilnehmerzahlen versehen, sodass das Team über die Management-Tools jederzeit den Überblick behält. Dadurch konnten viele Prozesse effizienter gestaltet werden

Aktivitätenverwaltung – digital, einfach, effizient!

 

Lass deine Gäste Aktivitäten ganz bequem über die Web-App buchen. Mit nur wenigen Klicks sichern sie sich ihre Teilnahme, während du den Überblick über Buchungen und Wartelisten behältst. Automatische E-Mail-Bestätigungen und eine optimierte Verwaltung sparen Zeit an der Rezeption und verbessern die Auslastung. Zusätzlich kannst du Zusatzangebote wie Spa-Treatments oder Room-Service integrieren – für mehr Komfort, besseren Service und höhere Umsätze.